Datenschutzhinweise
1. Verantwortlicher
Nach den Angaben des Veranstalters ist für die Verarbeitung der Anmeldedaten verantwortlich:
Ralf Kubiak
Hintergasse 6
34314 Espenau
Telefon: +49 5673 7718
E-Mail: info@xmasrun.de
2. Anmeldung und Durchführung
Die Anmeldung zum 7. Hofgeismarer Kinder-Adventslauf am 5. Dezember 2026 erfolgt durch Eltern oder andere zur Anmeldung berechtigte Personen. Wir verarbeiten Nachname, Vorname, Jahrgang, Geschlecht, Straße und Hausnummer, Postleitzahl und Ort des Kindes sowie Wettbewerb, gegebenenfalls Verein und die E-Mail-Adresse eines Erziehungsberechtigten. Außerdem werden eine interne Anmeldenummer, Zeitpunkte der Anmeldung und Bearbeitung sowie die Bestätigung der Formularhinweise dokumentiert.
Die Daten dienen der Entgegennahme und Verwaltung der Anmeldung, der Zuordnung zur passenden Laufstrecke, der Erstellung einer Teilnehmerdatei für die Veranstaltungsabwicklung und der Kontaktaufnahme zur Teilnahme. Die als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben werden für diesen Ablauf benötigt; ohne sie kann das Formular nicht abgesendet werden. Die Vereinsangabe ist freiwillig.
3. Laufzuordnung
Die Zuordnung erfolgt anhand des Jahrgangs: 2018–2021 zur Laufstrecke 500m (1 Runde), 2015–2017 zur Laufstrecke 1.000m (2 Runden). Eine nachträgliche Selbstbearbeitung ist nicht vorgesehen; Änderungswünsche richten Sie bitte an die oben genannte Kontaktadresse.
4. E-Mail-Benachrichtigungen
Nach dem Speichern wird eine Bestätigungs-Mail an die eingegebene Adresse versendet. Der Veranstaltungsverwaltung wird ebenfalls eine Benachrichtigung übermittelt. Absender ist noreply@xmasrun.de. Antworten hierauf gehen an dasselbe Postfach und werden dort automatisch mit einem Hinweis beantwortet. Die Mails und ihr Versandstatus werden im Anmeldesystem gespeichert. Bei Versandfehlern bleibt die Anmeldung erhalten. Der Versand von Teilnahmebestätigungen dient der Abwicklung der Anmeldung; es erfolgt kein Newsletter Versand durch dieses Anmeldesystem.
5. Zugriff, Export und Empfänger
Die Teilnehmerliste wird vom Anmeldesystem nicht öffentlich angezeigt. Die Verwaltung und der Export sind durch eine Anmeldung geschützt. Teilnehmerdateien können als Excel- oder CSV-Datei zur Veranstaltungsabwicklung exportiert werden.
Helfer an der Startnummernausgabe erhalten die für die Zuordnung und Ausgabe erforderlichen Teilnehmerangaben. Die Daten werden zur Zeitnahme und Auswertung in RACE RESULT importiert. RACE RESULT wird ausschließlich lokal auf dem Computer des Verantwortlichen verwendet; eine Online-Speicherung oder Veröffentlichung über RACE RESULT ist für diesen Ablauf nicht vorgesehen.
Ergebnislisten und örtliche Presse
Zur Bekanntgabe der Wettkampfergebnisse werden Vorname, Nachname, Altersklasse, Verein, Laufstrecke, Platzierung und Zeit in Ergebnislisten durch Aushang veröffentlicht und der örtlichen Presse zur Berichterstattung zur Verfügung gestellt. Anschrift und E-Mail-Adresse gehören nicht zu den veröffentlichten Ergebnisangaben. Welche Angaben die Presse tatsächlich veröffentlicht, entscheidet die jeweilige Redaktion in eigener Verantwortung.
6. Hosting und technische Protokolle
Webseite, Datenbank und Mailversand werden bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inhaber René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, betrieben. Bei Seitenaufrufen können technisch bedingt IP-Adresse, aufgerufene Adresse, Zeitpunkt, Browserinformationen und technische Statusdaten verarbeitet und in Serverprotokollen gespeichert werden. Zweck ist die Bereitstellung, Fehleranalyse und Absicherung des Angebots. Vorgesehene Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO; das berechtigte Interesse besteht im sicheren und funktionsfähigen Betrieb.
7. Sitzung und Schutz vor Missbrauch
Das Anmeldesystem verwendet ein technisch notwendiges Sitzungscookie zur Zuordnung einer Sitzung, zum Schutz des Formulars vor unberechtigten Anfragen und zur Anmeldung in der Verwaltung. Die Verwaltungssitzung verliert nach 30 Minuten Inaktivität ihre Berechtigung. Das Sitzungscookie ist als Browser-Sitzungscookie konfiguriert. Für die Begrenzung von Formular- und Login versuchen werden aus der IP-Adresse mit einem geheimen Schlüssel abgeleitete Kennungen und Versuchszähler verarbeitet. Die Zähler sind bis zu einer Stunde wirksam; abgelaufene Datensätze werden bei einem nachfolgenden Aufruf der Versuchszählerbereinigung entfernt. Zwecke und vorgesehene Rechtsgrundlage entsprechen dem oben beschriebenen berechtigten Interesse an der Absicherung des Angebots.
8. Cloudflare Turnstile
Zum Schutz vor automatisierten Anmeldungen verwenden wir Cloudflare Turnstile. Dabei verarbeitet Cloudflare technische Signale, beispielsweise IP-Adresse, Browserkennung, Merkmale der TLS-Verbindung und die Herkunft der Anfrage. Die Bot-Prüfung wird auf dem Server überprüft. Unser Zweck ist, missbräuchliche Anmeldungen und Angriffe auf das Formular zu verhindern; vorgesehene Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.
Cloudflare verarbeitet Signale für den Schutz dieser Webseite als Auftragsverarbeiter und nach eigener Angabe für die Verbesserung seiner Bot-Erkennung zusätzlich als eigener Verantwortlicher. Eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, ist möglich. Informationen: Turnstile-Datenschutzhinweise und Cloudflare-Datenverarbeitungsvereinbarung.
9. Speicherdauer und Löschung
Die Anmeldedaten werden sechs Wochen nach der Veranstaltung, am 16. Januar 2027, gelöscht. Das betrifft die Daten im Anmeldesystem und die zugehörigen gespeicherten Maildaten sowie die vom Verantwortlichen verwalteten Exportdateien und Anmelde-Mails. Auch die vollständigen importierten Anmeldedaten im lokalen RACE RESULT sind zu löschen. Davon getrennt sind die unten beschriebenen Ergebnisdaten zu behandeln. Eine erforderliche weitere Aufbewahrung einzelner Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erfolgt nur im notwendigen Umfang und mit begrenztem Zugriff.
Gesonderte Aufbewahrung der Ergebnislisten
Die eigenen personenbezogenen Ergebnislisten werden zur Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Wettkampfergebnisse ein Jahr nach der Veranstaltung aufbewahrt und spätestens am 5. Dezember 2027 gelöscht. Bis zu diesem Datum werden vom Verantwortlichen verwaltete Veröffentlichungen entfernt und eigene Kopien einschließlich etwaiger getrennt vorgehaltener Ergebnisdaten im lokalen Auswertungsprogramm gelöscht. Hierfür werden ausschließlich die genannten Ergebnisangaben getrennt von den vollständigen Anmeldedaten vorgehalten.
10. Ihre Rechte
Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Eltern können die Rechte ihrer Kinder im Rahmen ihrer Vertretungsbefugnis geltend machen. Kontaktieren Sie hierzu den oben genannten Verantwortlichen.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. In Hessen ist dies der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.